20 chiến lược tồn tại của doanh nghiệp nhỏ

Làm thế nào để tồn tại trong thời kỳ kinh tế khó khăn mà không sa thải nhân viên.

Với tư cách là chủ sở hữu hoặc người quản lý doanh nghiệp, trong 18 tháng qua, bạn đã phải đối mặt với việc tỷ suất lợi nhuận bị thu hẹp và ít khách hàng xếp hàng mua từng được cho là “sản phẩm hoặc dịch vụ hấp dẫn” của bạn. Câu hỏi làm thế nào để sống sót qua những thời điểm có vẻ khó khăn này thường dẫn đến những câu trả lời như…”chúng ta phải sa thải thêm công nhân” hoặc “…hãy đóng cửa văn phòng ở Suburbia”.

Vấn đề với cách tiếp cận này là… khi nền kinh tế phục hồi, bạn sẽ tìm cách thuê lại chính những người mà bạn đã sa thải ngay từ đầu. Thật không may, bạn có thể phát hiện ra rằng họ đã chuyển sang công việc khác, quay lại trường học hoặc bắt đầu kinh doanh riêng. Sau đó, bạn đã đặt mình vào một tình huống mà bây giờ bạn phải thuê và đào tạo một nhân viên mới hoặc thuê một công nhân có kinh nghiệm hơn, người có thể “bắt đầu làm việc”.

Sa thải nhân viên trong thời kỳ suy thoái kinh tế nên là “phương sách cuối cùng”. Chà, ít nhất là cho đến khi bạn đã khám phá tất cả các con đường khác, cụ thể là thử các chiến lược mà tôi đã vạch ra bên dưới. Tôi thậm chí sẽ tiến thêm một bước nữa. Nếu bạn đã thực hiện một số (nếu không phải tất cả) các chiến lược này hoặc đã biến chúng thành một phần không thể thiếu trong văn hóa điều hành của công ty bạn, thì rất có thể bạn đã không hủy bỏ kỳ nghỉ đã lên kế hoạch từ lâu tới Bahamas.

Ngoài ra, mặc dù các chiến lược chính này có thể được các doanh nghiệp áp dụng bất kể quy mô, nhưng chúng chủ yếu hướng tới các Doanh nghiệp nhỏ. Định nghĩa về doanh nghiệp nhỏ rõ ràng sẽ khác nhau tùy theo ngành và quan trọng hơn, nó có thể phụ thuộc vào đánh giá cá nhân của chủ doanh nghiệp. Bất kể như thế nào, bạn có thể tìm hiểu phân loại doanh nghiệp của mình theo định nghĩa của Hiệp hội Doanh nghiệp Nhỏ (SBA) bằng cách truy cập http://www.sba.gov

Chiến lược sinh tồn

1. Lên lịch họp Ngân sách hàng tuần. Giả định là bạn có một ngân sách. Bạn có thể ngạc nhiên về số lượng doanh nghiệp nhỏ (a) không dành thời gian để lập ngân sách phù hợp hoặc (b) không có quy trình xem xét ngân sách thường xuyên. Sử dụng cuộc họp để thách thức các nhà quản lý và giám sát viên tìm cách giảm chi phí trong các bộ phận tương ứng của họ (và thưởng cho họ). Yêu cầu người quản lý gọi điện qua cuộc gọi hội nghị nếu bạn có văn phòng vệ tinh ở nhiều vùng khác nhau của đất nước hoặc trên toàn cầu. Đảm bảo rằng họ đã chuẩn bị sẵn các lý lẽ để biện minh cho ngân sách của các bộ phận khác nhau và kế hoạch cắt giảm chi phí.

2. Thành lập Ủy ban lợi nhuận/Nhóm đặc nhiệm. Điều này nên được định hướng bởi nhân viên. Thách thức họ đóng góp ý kiến, nhưng quan trọng hơn là khen thưởng họ vì những ý tưởng hay thực sự được triển khai.

3. Cải tiến đánh giá hiệu suất của bạn. Các mục tiêu của nhân viên (đặc biệt là Quản lý cấp cao) có phù hợp với mục tiêu của công ty (tức là tăng doanh thu, giảm chi phí, cải thiện dịch vụ khách hàng) không? Có phải các mục tiêu không chỉ đơn giản là những từ hoa mỹ hay “cảm thấy tốt”? Nói một cách đơn giản, các mục tiêu có đủ cụ thể và…bạn có thể thực sự “ĐO LƯỜNG” tiến độ không?

4. Xem lại tỷ lệ “Doanh thu” của bạn. Lợi nhuận nhanh chóng bị ăn hết bởi hàng tồn kho nhàn rỗi của những khách hàng thanh toán trễ. Kết hợp các mục này như một phần của quy trình xem xét ngân sách của bạn. Hợp tác chặt chẽ với các nhà cung cấp của bạn để giảm gói hộp hoặc đơn giản là loại bỏ các mặt hàng không bán được! Đề nghị dàn xếp với những khách hàng chậm thanh toán của bạn hoặc sắp xếp thanh toán trả góp cho các khoản phải thu chưa thanh toán. Có được thứ gì đó tốt hơn là không có gì trong thời buổi kinh tế khó khăn.

5. Dựa vào đòn bẩy mà bạn có với các nhà cung cấp của mình. Quan hệ đối tác không chỉ là “nói chuyện”. Thương lượng các điều khoản tốt hơn, tức là cố gắng tăng “số ngày phải trả” cho hóa đơn của bạn. Ngay cả việc dành thêm 5 ngày mỗi tháng trên cơ sở kinh doanh trị giá 1 triệu đô la hàng năm cũng có thể giúp doanh nghiệp của bạn kiếm thêm tiền lãi hơn 3.000 đô la sau thuế. Đó là tiền thật!

6. Thay đổi chu kỳ trả lương của bạn. Nếu bạn đang trong chu kỳ trả lương hàng tuần, hãy xem xét chuyển sang hai tuần một lần. Nếu bạn đang thanh toán hai tuần một lần, hãy cân nhắc chuyển sang nửa tháng (ngày 15 và 30). Thực hiện phân tích lợi ích chi phí để đảm bảo điều này có ý nghĩa đối với doanh nghiệp của bạn. Bạn có thể giảm chi phí xử lý bảng lương, điều này có thể rất đáng kể, đặc biệt nếu bạn có một lượng nhân viên khá lớn.

7. Tham gia nhóm “xanh” sớm. Trở nên tiết kiệm năng lượng hơn. Ai biết được…bạn thậm chí có thể đủ điều kiện để được giảm thuế. Tập cho nhân viên thói quen tắt đèn khi rời khỏi phòng họp. Việc lắp đặt cảm biến cho các phòng hoặc khu vực ít được sử dụng có thể là điều cần suy nghĩ. Tắt máy tính và rút phích cắm thiết bị văn phòng vào cuối mỗi ngày. Theo chương trình ENERGY STAR của chính phủ, 40% điện năng mà các thiết bị điện tử gia dụng sử dụng được tiêu thụ khi tắt các sản phẩm. Tôi sẽ tưởng tượng điều này cũng áp dụng cho thiết bị văn phòng.

8. Gặp nhân viên ngân hàng của bạn. Thiết lập một cuộc họp ngay lập tức. Bạn sẽ không chỉ xây dựng mối quan hệ phê phán (điều mà quá nhiều nhà quản lý bỏ qua), mà còn hỏi ý kiến ​​của họ. Họ có lợi khi nhìn thấy những gì hiệu quả (hoặc không) đối với các doanh nghiệp khác, vì vậy hãy thoải mái chọn bộ não của họ. Hay nhất của tất cả … đó là lời khuyên miễn phí! Thảo luận về những thứ như…bỏ thêm tiền mặt vào tài khoản Thị trường tiền tệ, đĩa CD, v.v. Xem liệu bạn có thể chuyển tài khoản hoạt động của mình sang tài khoản séc có lãi hay không. Tuy số tiền lãi kiếm được có thể không “khủng khiếp” nhưng nó vẫn là số tiền kiếm được mà không cần làm gì khác. Nếu có giới hạn về số lượng séc có thể được viết trong một tài khoản như vậy, hãy phân tích các khoản phí mà ngân hàng có thể tính so với tiền lãi có thể kiếm được. Thanh toán hóa đơn điện tử và cung cấp tiền gửi trực tiếp cho nhân viên của bạn để giảm bất kỳ khoản phí viết séc nào. Ngoài ra, bạn có đang mang số dư quá cao trong tài khoản séc của mình không? Làm việc với kế toán của bạn và xem xét dòng tiền của bạn để xem liệu một số tiền nhàn rỗi đó có thể kiếm được tiền lãi ở nơi khác hay không.

9. Cắt giảm ngân sách du lịch của bạn (nếu bạn vẫn còn). Điện thoại và/hoặc Hội nghị truyền hình sẽ giúp bạn tiết kiệm hàng tấn tiền mặt. Ngoài ra, các hội thảo và hội nghị bạn tham dự hàng năm có thực sự mang lại hiệu quả không? Có thể tham dự 2 thay vì 4 sẽ gặt hái những lợi ích tương tự.

10. Đàm phán lại hợp đồng. Mời các nhà cung cấp dịch vụ (điện thoại, phần mềm, v.v.) và chuyên gia tư vấn để thảo luận về các hợp đồng hiện tại và giảm phí. Hãy xem các hợp đồng thuê của bạn (thiết bị văn phòng, tiền thuê nhà, v.v.). Ngoài ra, bạn có đang tận dụng tối đa bất kỳ “ưu đãi ẩn” và/hoặc giảm giá nào không? Bạn có chú ý đến hóa đơn để tránh bị “tính phí quá mức” không? Tận dụng thời kỳ suy thoái kinh tế. Không ai muốn mất một khách hàng vào thời điểm này. Khi thích hợp, mời các nhà cung cấp khác tham gia đấu thầu cho doanh nghiệp của bạn. Thận trọng: đừng thuê họ chỉ vì họ rẻ!

11. Chiến lược thuế. Nếu bạn đầu tư nhiều vào thiết bị và đang phải chịu thuế thiết bị kinh doanh cao Khám phá các tiểu bang có mã số thuế thân thiện với doanh nghiệp. Có những lợi ích khi thành lập một công ty “nắm giữ thiết bị” ở một tiểu bang có mức thuế thấp. Các khoản thua lỗ và xóa sổ trong kinh doanh cũng có thể dẫn đến việc doanh nghiệp của bạn đủ điều kiện để được giảm và khấu trừ thuế khác nhau. Nói chuyện với một luật sư giỏi về thuế về cách tối đa hóa những điều này và các khoản khấu trừ thuế khác cho doanh nghiệp của bạn.

12. Ngân sách dành cho “dự trữ”. Nói cách khác, hãy có một tài khoản “dự phòng” hoặc “linh tinh” làm mục hàng trong ngân sách của bạn. Một điểm khởi đầu tốt là dành ra 5% – 10% tổng chi phí của bạn cho những trường hợp không lường trước được. Hãy nhớ rằng, nếu chúng ta có thể dự đoán tương lai, tất cả chúng ta sẽ trở thành triệu phú. Kết hợp tài khoản “dự trữ” như một mục “chi phí” đơn giản là chính sách kinh doanh tốt.

13. Nhìn vào quyền lợi bảo hiểm y tế của bạn. Nếu bạn chưa nói chuyện với Đại diện Bảo hiểm của mình trong một thời gian, thì bây giờ sẽ là thời điểm tốt. Dù sao thì bạn cũng nên xem lại chính sách của mình sáu tháng một lần. Một thay đổi nhỏ trong cấp độ lực lượng lao động của bạn có thể có tác động đáng kể đến người sử dụng lao động (và nhân viên) khi hợp đồng của bạn sắp được gia hạn? Bạn có thể phá vỡ hợp đồng mà không phải chịu bất kỳ khoản phí nào không? Bạn có thể tìm thấy một thỏa thuận tốt ngoài đó mà không phải hy sinh phạm vi bảo hiểm.

14. Tiến hành kiểm tra hóa đơn hàng năm. Xem kỹ hóa đơn nhận được từ nhà cung cấp của bạn. Nếu bạn không có một hệ thống tốt để theo dõi hóa đơn trước khi chúng được thanh toán, bạn có thể ngạc nhiên về số lượng các khoản thanh toán trùng lặp hoặc sai sót có thể xảy ra. Một số “0” bổ sung được thêm vào hóa đơn 1.000 đô la dẫn đến khoản thanh toán 10.000 đô la và sai sót 9.000 đô la. Khuyến khích nhân viên của bạn khi họ phát hiện ra những lỗi này. Ví dụ: nếu họ lấy lại được tiền, hãy chia số tiền đó với họ. Đó là một thỏa thuận “đôi bên cùng có lợi”!

15. Theo đuổi những khách hàng bị bỏ rơi. Nếu một đối thủ cạnh tranh đóng cửa, điều đó sẽ đánh vần là “CƠ HỘI”. Khách hàng có thể cắt giảm, nhưng khi mọi thứ trở nên tốt hơn hoặc họ tìm được công việc mới, họ sẽ quay lại. Bạn sẽ muốn đảm bảo rằng bạn có vị trí tốt để lấp đầy khoảng trống mà đối thủ cạnh tranh của bạn để lại.

16. Khám phá thị trường bán hàng mới. Nghe có vẻ kỳ lạ nhưng suy thoái kinh tế lại là thời điểm lý tưởng để tìm kiếm cơ hội ở các thị trường mới. Các lãnh thổ từng bị xa lánh (đặc biệt là ở nước ngoài) giờ đây xứng đáng được nhìn lại lần thứ hai hoặc thứ ba. Một lần nữa, lấy ý tưởng từ nhân viên của bạn.

17. Luôn tham gia vào cộng đồng của bạn. Đừng cắt giảm tài trợ cho các sự kiện cộng đồng và đóng góp từ thiện. Số tiền chi cho đồng phục cho đội bóng chày Little League là “việc lớn”. Mọi người nhớ những thứ này. Những người đó là khách hàng tiềm năng hoặc nguồn giới thiệu tốt. Trên thực tế, nó đáng giá hơn rất nhiều so với hàng tấn tiền bạn đã chi cho bảng hiệu tại sân vận động Giải bóng chày Major League địa phương của bạn. Bạn biết đấy… cái mà không ai để ý!

18. Bạn có twitter không? Bạn có hiện diện trên các trang mạng xã hội không? Vâng, ý tôi là Facebook, Twitter, MySpace, v.v. Nhân viên của bạn đã thiết lập trên LinkedIn chưa? Ngay cả khi bạn là doanh nghiệp thuộc loại “Mẹ và con”, hãy cân nhắc trả thêm 15 hoặc 20 xu cho một trong những nhân viên am hiểu công nghệ của bạn mỗi tuần để đăng các bản cập nhật và theo dõi các trang web này nếu bạn không có “bí quyết”.

19. Nhà thầu Bán thời gian và Độc lập. Trước khi bạn cân nhắc việc sa thải, hãy khám phá khả năng giảm giờ làm hoặc thay đổi trạng thái của nhân viên thành “Nhà thầu độc lập”. Các nhân viên sẽ vẫn đánh giá cao việc có thu nhập, đồng thời, bạn sẽ tiết kiệm được tiền thuế lương và/hoặc các khoản đóng góp bảo hiểm y tế mà bạn có nghĩa vụ phải đóng.

20. Cuối cùng…hãy trung thực với nhân viên. Đừng nói với họ hôm nay mọi thứ rất tuyệt, rồi ngày mai bắt đầu sa thải. Mặt khác, nếu mọi thứ thực sự khó khăn, hãy cho họ biết. Nếu bạn xây dựng một mối quan hệ trung thực và dành thời gian để cho bạn biết bạn đánh giá cao nỗ lực của họ như thế nào, họ sẽ “đi cùng” với bạn trong những thời điểm khó khăn. Nếu bạn buộc phải sa thải họ, họ sẽ hiểu ngay cả khi điều đó khiến bạn đau lòng. Rất có thể, nếu bạn đã thực hiện 19 chiến lược khác đã đề cập và biến chúng thành một phần không thể thiếu trong văn hóa của công ty bạn, nhân viên của bạn sẽ là những người cứu công ty của bạn khỏi suy thoái kinh tế.