5 điều bạn cần biết về hệ thống điện thoại doanh nghiệp và những điều cần tìm

Trước khi bạn nhận nhiệm vụ nghiên cứu các hệ thống điện thoại kinh doanh tốt nhất hiện có, đây là một số điều chung bạn cần biết để giúp bạn đưa ra quyết định tốt nhất cho nhu cầu liên lạc kinh doanh của mình.

1. PBX tại chỗ so với PBX được lưu trữ

Phần lớn, có hai loại hệ thống điện thoại kinh doanh PBX: Premise và Hosted. Hệ thống điện thoại doanh nghiệp dựa trên tiền đề yêu cầu thiết bị cồng kềnh phải được cất giữ trong văn phòng của bạn và thường được thấy ở các doanh nghiệp lớn hơn. Các chủ doanh nghiệp nhỏ được khuyến nghị sử dụng hệ thống điện thoại doanh nghiệp được lưu trữ để mở rộng liền mạch và tiết kiệm chi phí.

2. Thiết bị đắt tiền không phải lúc nào cũng cần thiết

Một cách mà hệ thống điện thoại doanh nghiệp PBX của bạn giúp bạn tiết kiệm tiền là không yêu cầu bạn mua phần cứng đắt tiền. Với BYOD (Mang theo thiết bị của riêng bạn), bạn có thể sử dụng điện thoại di động của mình hoặc tiếp tục sử dụng phần cứng hiện có mà không gặp bất kỳ sự cố nào. Hệ thống dây và cáp cũng không cần thiết vì hệ thống điện thoại doanh nghiệp PBX được lưu trữ được cấp nguồn bằng kết nối internet của bạn.

3. Nó có thể tăng năng suất và giúp giữ chân khách hàng

Bạn sẽ không phải lo lắng về việc để lọt tin nhắn qua kẽ hở. Nhiều hệ thống điện thoại doanh nghiệp có sẵn các tính năng như liên tục cuộc gọi và thư thoại đến email để đảm bảo bạn luôn cập nhật tin nhắn của mình. Các tính năng lễ tân trên đám mây như nhân viên phục vụ tự động cũng có sẵn để bạn có thể cung cấp trải nghiệm tổng thể tốt hơn cho khách hàng và khiến người mua hài lòng.

4. Thúc đẩy tính linh hoạt của không gian làm việc

Các hệ thống hiện đại cung cấp cho người dùng sự tự do để làm việc từ bất cứ đâu. Ngày nay, bạn không cần phải có văn phòng để có hệ thống điện thoại kinh doanh; tất cả những gì bạn cần là kết nối internet và điện đáng tin cậy (trừ khi bạn đang sử dụng tổng đài ảo và hoạt động trực tiếp từ điện thoại di động của mình). Bạn cũng có thể dễ dàng mở rộng nhóm của mình và thêm tiện ích mở rộng, cũng như di chuyển từ vị trí này sang vị trí khác bằng giải pháp cắm và chạy dễ dàng.

Khi bạn tìm kiếm các hệ thống điện thoại dành cho doanh nghiệp, bạn sẽ bắt gặp các nhà cung cấp khác nhau, từ những nhà cung cấp đã tồn tại hàng thập kỷ và một số nhà cung cấp mới phát triển trong vài năm qua. Mặc dù chúng tôi đánh giá cao kinh nghiệm, nhưng có thể không phải lúc nào cũng tốt nhất nếu chỉ chọn nhà cung cấp dựa trên thời hạn sử dụng của họ. Hãy chọn một nhà cung cấp tập trung nỗ lực vào các giải pháp kinh doanh (một số nhà cung cấp còn đi xa hơn nữa để tập trung vào các doanh nghiệp vừa và nhỏ làm trọng tâm chính của họ) để đảm bảo đáp ứng nhu cầu giao tiếp kinh doanh của bạn. Kiểm tra các dịch vụ của họ và quyết định xem họ có những gì doanh nghiệp của bạn cần hay không.

5. Không phải tất cả các hệ thống điện thoại doanh nghiệp đều được tạo ra như nhau

Làm thế nào một hệ thống điện thoại PBX có thể mang lại lợi ích cho doanh nghiệp của bạn

Đừng để bị lừa bởi biệt ngữ và tài liệu kỹ thuật nặng nề mà bạn có thể tìm thấy trên các hệ thống PBX. Trái ngược với suy nghĩ của nhiều người, bạn không cần phải am hiểu về công nghệ để học cách vận hành hệ thống PBX. Nếu bạn đang mua phần cứng từ một nhà cung cấp, rất có thể bạn sẽ nhận được một chiếc điện thoại được cấu hình sẵn sẵn sàng sử dụng ngay khi nó đến. Điều này giúp bạn có thể chỉ cần cắm thiết bị vào và bắt đầu thực hiện cuộc gọi mà hầu như không cần thiết lập gì. Cáp và hệ thống dây điện là không cần thiết với hệ thống PBX được lưu trữ trên máy chủ, vì vậy phí cài đặt và thời gian ngừng hoạt động không phải là điều bạn phải lo lắng.

Tất cả những lợi ích này dẫn đến một điều: tiết kiệm nhiều hơn. Không cần thiết lập chi phí hoặc phần cứng đắt tiền, bạn có thể sử dụng thời gian và tiền bạc tiết kiệm được và đầu tư trở lại vào doanh nghiệp của mình. Để tiết kiệm hơn nữa, bạn có thể chọn một hệ thống điện thoại PBX ảo cho phép bạn điều hành doanh nghiệp của mình từ điện thoại di động bằng số điện thoại doanh nghiệp của bạn. Đó là sự đơn giản và chuyên nghiệp mà nhiều doanh nhân tìm kiếm mà không phải trả chi phí cho nhà cung cấp hệ thống điện thoại PBX lớn.

Các tính năng của hệ thống điện thoại dành cho doanh nghiệp nhỏ cần chú ý

Nếu bạn đang tìm kiếm bất kỳ giới hạn nào mà hệ thống điện thoại doanh nghiệp PBX mang lại, thì đó là chúng dựa vào kết nối internet để hoạt động. Miễn là bạn đang sử dụng một nhà cung cấp internet đáng tin cậy, hệ thống của bạn sẽ luôn hoạt động; tuy nhiên, nhiều hệ thống điện thoại PBX dành cho doanh nghiệp cung cấp khả năng chuyển tiếp cuộc gọi của bạn đến một thiết bị bên ngoài, chẳng hạn như điện thoại thông minh của bạn. Đó là một tính năng bảo mật bổ sung giúp chủ doanh nghiệp yên tâm khi biết rằng họ sẽ không bỏ lỡ cơ hội bất kể tình huống bất ngờ nào. Cũng giống như tính năng chuyển tiếp cuộc gọi đơn giản này, có nhiều dịch vụ trong hệ thống điện thoại dành cho doanh nghiệp nhỏ có thể cứu doanh nghiệp của bạn.

Ghi âm cuộc gọi là một cách tuyệt vời để lưu giữ các bản ghi âm giọng nói, chỉ cần đảm bảo tuân thủ luật pháp của tiểu bang bạn liên quan đến ghi âm giọng nói. Nó rất hữu ích với các ngành như đại lý du lịch và văn phòng y tế khi có thông tin sai lệch hoặc sự cố liên quan đến việc trao đổi thông tin qua điện thoại. Đó là một cách để đáp ứng các tiêu chuẩn tuân thủ cho một số ngành nhất định và là một công cụ quan trọng cho các chủ doanh nghiệp dựa vào việc lưu giữ hồ sơ cho các mục đích đào tạo và trách nhiệm giải trình.

Bạn có thể dễ dàng hợp lý hóa trải nghiệm gọi điện của khách hàng với trình đơn người gọi tùy chỉnh và hệ thống trả lời tự động. Hai tính năng này hoạt động cùng nhau để cung cấp cho người gọi của bạn thông tin liên quan, chẳng hạn như các chương trình khuyến mãi mới hoặc những thay đổi sắp tới đối với giờ làm việc của bạn và hướng họ đến những người mà họ cần nói chuyện. Người gọi của bạn sẽ đánh giá cao các bản cập nhật và trải nghiệm tích cực của họ sẽ khuyến khích họ giới thiệu dịch vụ của bạn cho những người khác.

Nhìn chung, giữ cho nó đơn giản. Bạn có thể không cần tất cả chuông và còi mà một nhà cung cấp lớn có thể cung cấp, vì vậy hãy đảm bảo hiểu nhu cầu giao tiếp kinh doanh cụ thể của bạn. Tìm kiếm các hệ thống điện thoại kinh doanh giúp giảm đau đầu, không thêm vào nó.