5 lý do để viết thư kinh doanh

Thế nào là một tổ chức kinh doanh hiệu quả? Câu trả lời cho điều này khá rộng và đa dạng. Nhưng có một khía cạnh của hoạt động kinh doanh thường bị bỏ qua. Đây là văn bản kinh doanh.

Giao tiếp kinh doanh hiệu quả rất quan trọng trong hoạt động hàng ngày của một công ty. Hơn nữa, nó có thể quyết định liệu công ty kiếm được hay mất tiền. Ngoài ra, nó ảnh hưởng đến tổ chức kinh doanh ở các cấp độ khác nhau từ cá nhân cho đến các nhà lãnh đạo công ty.

1. Truyền đạt thông tin

Vai trò thiết yếu của văn bản kinh doanh trong một tổ chức là chia sẻ thông tin. Cho dù đó là số liệu thống kê bán hàng mới nhất hay dự báo bán hàng, kế hoạch kinh doanh, đề xuất tiếp thị, việc truyền đạt dữ liệu phù hợp là điều cần thiết. Sự thành công của một tổ chức kinh doanh phụ thuộc vào chất lượng thông tin đi qua nhân viên của nó.

2. Để biện minh cho một hành động

Một lý do khác khiến mọi người giao tiếp là để biện minh hoặc giải thích một hành động. Một ví dụ cho điều này là viết một báo cáo sự cố. Người đó giải thích những gì đã xảy ra để công ty có thể hiểu rõ hơn về một sự kiện. Các biện minh và giải thích đòi hỏi tác giả phải đưa ra càng nhiều chi tiết càng tốt để truyền đạt suy nghĩ của mình một cách rõ ràng.

3. Để tác động đến hành động

Viết kinh doanh thường là một cách để gây ảnh hưởng đến người khác. Một ví dụ điển hình của việc này là trình bày đề xuất kinh doanh, kế hoạch tiếp thị hoặc đề xuất dự án. Bằng cách nêu chi tiết thông tin thích hợp, tác giả tìm cách tác động đến quyết định. Ảnh hưởng đến người khác là một dấu hiệu của giao tiếp kinh doanh hiệu quả.

4. Đưa tin tốt hay xấu

Nơi làm việc là một nơi năng động. Nó cung cấp cho nhân viên cả tin tốt và tin xấu hàng ngày. Thông qua giao tiếp kinh doanh phù hợp, tin xấu được viết đúng cách để làm dịu cú đánh. Tương tự như vậy, tin tốt được đánh dấu chỉ để nhấn mạnh. Điều này có thể bao gồm từ việc tăng lương đến chia sẻ thành tích của công ty. Mặt khác, điều này có thể mang lại những thực tế nghiệt ngã như đình chỉ hoặc thậm chí sa thải nhân viên.

5. Chỉ đạo hành động

Cuối cùng, bài viết kinh doanh hiệu quả nhằm mục đích hướng người đọc đến những hành động đúng đắn. Nhiều tài liệu của công ty như sổ tay SOP, sổ tay nhân viên, sổ tay hướng dẫn kỹ thuật và những thứ tương tự cung cấp thông tin rõ ràng. Để một thư từ của công ty chỉ đạo hành động của nhân viên, nó phải rõ ràng và ngắn gọn. Thật không may, nhiều thất bại trong giao tiếp là do những tuyên bố không rõ ràng và mâu thuẫn.

Ghi nhớ 5 lý do này của thư từ công ty, một tác giả có thể viết giao tiếp kinh doanh một cách hiệu quả. Hơn nữa, phong cách viết phù hợp bắt nguồn từ mục đích viết kinh doanh rõ ràng và hiệu quả.