Giảm sử dụng công cụ truyền thông kinh doanh phổ biến?

Nhiều nhà quản lý đang tìm cách cải thiện giao tiếp kinh doanh và giảm thời gian lãng phí trong và ngoài công ty của họ. Các công cụ giao tiếp kinh doanh phổ biến nhất của các cuộc họp và email có phải là vấn đề thực sự không? Theo các nghiên cứu gần đây, số lượng các cuộc họp và thời lượng của chúng đã tăng lên nhưng các cuộc họp thường có hiệu quả thấp hơn 50%. Chúng ta có đang sử dụng các cuộc họp khi một công cụ giao tiếp khác như email có thể hiệu quả hơn không? Việc sử dụng email đang gia tăng và điều này cũng đang bị mang tiếng xấu là sử dụng quá mức hoặc xây dựng kém. Email được sử dụng để liên lạc nội bộ và tiếp thị bên ngoài nên chúng cần phải hiệu quả. Nhiều nhà quản lý đang tìm cách để giảm cả cuộc họp và email trong công ty của họ. Là giảm câu trả lời hay là câu trả lời sử dụng các công cụ một cách chính xác và hiệu quả hơn?

Tôi đã viết một cuốn sách về quản lý cuộc họp và các bài báo về những sai sót trong cuộc họp, vì vậy tôi đã biết phần lớn mọi người cần trợ giúp ở đâu. Tôi muốn xác nhận rằng những người khác có thể lo lắng về những sai sót có thể xảy ra trong các cuộc họp và các cuộc họp đó cần được cải thiện. Vì gần đây tôi đã viết một bài báo trực tuyến có tiêu đề “Cách cư xử trong cuộc họp tâm trí”vì vậy tôi nghĩ có thể hữu ích khi sử dụng một công cụ tìm kiếm phổ biến trên internet để đánh giá mức độ quan trọng của chủ đề “nghi thức trong cuộc họp” hoặc “cách cư xử trong cuộc họp”. Sử dụng chúng làm từ khóa trong tìm kiếm của tôi, tổng số kết quả là hơn 41.900 kết quả. Chỉ để xem liệu có đồng ý với một số ý tưởng cải thiện cuộc họp của tôi trong các bài báo và sách của mình hay không, tôi đã đọc một số kết quả có mô tả cho biết chúng sẽ cung cấp giải pháp. Phần lớn văn bản tôi đọc bao gồm một vài trong số mười ba mục trong bài viết của tôi hoặc một số gợi ý trong cuốn sách của tôi. Tuy nhiên, họ thường liệt kê các vấn đề khác liên quan đến công việc cụ thể. Mặc dù mục tôi đã xem xét không mang lại tất cả những điều tôi cảm thấy cần thiết, nhưng chúng đã củng cố niềm tin của tôi rằng các cuộc họp là quan trọng và mọi người cần biết rõ hơn cách tận dụng phương pháp giao tiếp nhóm này cho mục đích kinh doanh.

Sau khi tìm kiếm các cuộc họp, tôi quyết định kiểm tra “nghi thức email” và nhận được hơn 348.000 kết quả. Tôi đã xem qua danh sách các tùy chọn trong một vài trang đầu tiên và kiểm tra những trang được cho là bao gồm các mẹo trong phần mô tả của chúng. Tôi đồng ý với một số trong số đó vì chúng phù hợp với email chuyên nghiệp và một số khác thì tôi không đồng ý vì chúng có thể phù hợp với email cá nhân nhưng không phải là cách sử dụng chính xác cho giao tiếp kinh doanh. Tuy nhiên, tôi thấy rằng phần lớn nội dung phù hợp với nhiều phần trong số mười ba phần mà tôi đã liệt kê trong bài báo trực tuyến mà tôi đã viết vào tháng trước có tiêu đề “Khuyến khích nghi thức gửi email”. Một số biện minh cho niềm tin của họ vào những gì họ đã nêu bằng một lời giải thích nhưng hầu hết thì không. Để mọi người thể hiện phép xã giao phù hợp trong email, họ không chỉ cần biết điều gì được chấp nhận mà còn tại sao điều đó phải là tiêu chuẩn. Email là một công cụ giao tiếp tuyệt vời nhưng chỉ khi người nhận hiểu những gì người gửi muốn nói. Mặc dù tôi có thể không đồng ý với mọi mục nghi thức email mà tôi đã xem xét, nhưng số lượng kết quả cho thấy rõ ràng đây là mối quan tâm giao tiếp hợp lệ đối với các chuyên gia kinh doanh.

Tôi muốn tìm hiểu xem có cần giảm bớt hai công cụ giao tiếp kinh doanh phổ biến nhất hay không hoặc liệu chúng có cần được sử dụng một cách hiệu quả hay không. Khi chuyển sang sử dụng internet như một công cụ nghiên cứu, tôi không chắc liệu các con số kết quả có thể chỉ ra công cụ nào mọi người thực sự cần trợ giúp nhất hoặc công cụ nào được sử dụng nhiều nhất hay không. Dù bằng cách nào, tôi cảm thấy tự tin rằng kết quả cho thấy tất cả các chuyên gia đều cần cải thiện cả kỹ năng giao tiếp qua email và họp cho mục đích kinh doanh. Cải thiện và sử dụng hợp lý thực tế hơn là câu trả lời cho các vấn đề giao tiếp kinh doanh hơn là cố gắng giảm bớt việc sử dụng các cuộc họp hoặc email cần thiết.