Phần mềm quản lý chi phí giúp kiểm soát chi phí đi lại như thế nào?
Phần mềm này hỗ trợ quản lý tất cả các chi phí của nhân viên, chẳng hạn như đặt bữa ăn của công ty để đưa khách hàng đi ăn tối hoặc bắt chuyến bay vào buổi sáng sớm để đi làm. Với rất nhiều công ty có nhân viên đi công tác hàng ngày, sẽ có đủ lãng phí trong việc đi lại mà không làm tăng thêm lợi nhuận do quản lý chi phí không hiệu quả. Nếu bạn chi tiền cho phần mềm quản lý chi phí du lịch, nó sẽ giúp bạn quản lý chuyến đi của công ty và giảm chi phí. Tài khoản đi công tác có rất nhiều danh mục để lựa chọn, chẳng hạn như báo cáo chi phí cho từng người lao động, báo cáo chi phí cho toàn bộ công ty hoặc nếu bạn cần theo dõi chi phí đi lại của công ty cho mục đích thanh toán. Báo cáo chi phí giúp bạn quản lý và giám sát chi phí đi lại và số dặm của nhân viên.
Khi sử dụng phần mềm quản lý chi phí cho các doanh nghiệp nhỏ, bạn muốn đảm bảo rằng bạn có được tất cả thông tin trong tầm kiểm soát của mình. Báo cáo chi phí phải bao gồm mọi thứ từ ngày mua mặt hàng, người đặt hàng, mặt hàng đó là gì, giá trị đồng đô la chính xác và ngày giao hàng. Điều này giúp bạn dễ dàng xác định nguồn gốc của bất kỳ chi phí dư thừa nào. Theo dõi những mục này sẽ cho phép bạn nhanh chóng loại bỏ hoặc giảm chi tiêu lãng phí để đảm bảo rằng bạn chỉ đưa vốn của công ty vào những gì cần thiết.
Các cửa hàng thương mại điện tử thường sử dụng phần mềm quản lý chi phí dựa trên đám mây để tổ chức tốt hơn. Quản lý dựa trên đám mây giúp loại bỏ nhiều rắc rối khi sử dụng séc giấy. Với thương mại điện tử, một doanh nghiệp có khả năng in biên lai của riêng họ khi họ được khách hàng cho phép. Thay vì đến quầy thu ngân địa phương của bạn để kiểm tra, khách hàng điền vào đơn đặt hàng điện tử trên trang web của bạn và gửi đơn đặt hàng đó qua cổng thanh toán cho bạn. Khi đơn đặt hàng được xử lý, bạn in biên nhận, đính kèm vào hóa đơn và gửi cho khách hàng của bạn. Bạn không bao giờ phải in séc nữa.
Các doanh nghiệp nhỏ cũng có thể hưởng lợi rất nhiều từ phần mềm quản lý chi phí. Chính sách công ty của bạn có thể được truy cập thông qua kết nối từ xa an toàn, cho phép bạn nhanh chóng xác định bất kỳ dữ liệu cũ, không đầy đủ hoặc sai sót nào. Sau đó, bạn có thể thực hiện hành động để sửa chúng, điều này sẽ giảm thời gian không cần thiết của nhân viên mà lẽ ra họ phải dành để tìm kiếm dữ liệu bị mất. Chính sách chi phí cũng có thể được theo dõi từ xa từ văn phòng hoặc nhà của bạn, nếu bạn chọn sử dụng dịch vụ dựa trên internet.
Một loại phần mềm quản lý chi phí khác được gọi là quản lý hoàn trả chi phí. Với tính năng quản lý hoàn trả chi phí, bạn có thể xác định chính xác số tiền mà nhân viên đủ điều kiện yêu cầu bồi thường theo chính sách của công ty, sau đó xác định số tiền bạn cần hoàn trả cho nhân viên của mình đối với bất kỳ yêu cầu bồi thường nào mà họ đưa ra. Đây là một cách tuyệt vời để đảm bảo bạn không lãng phí tiền cho số tiền yêu cầu quá mức hoặc yêu cầu quá mức của nhân viên. Những nhân viên nhận được thông tin hoàn trả chi tiết từ chính sách hoàn trả chi phí của bạn thường yêu cầu ít hơn những gì họ có thể có. Nếu bạn có một chính sách chính xác, bạn cũng sẽ thấy rằng sẽ có ít nhân viên chấp nhận nghỉ phép hơn mà không tìm hiểu trước xem họ sẽ nhận được bao nhiêu theo chính sách của bạn.
Đôi khi, các công ty có thể cần một giải pháp phần mềm quản lý chi phí để giúp họ quản lý chi phí đi lại. Khi một nhân viên đi ra ngoài công ty vì mục đích kinh doanh, có thể có các báo cáo chi phí riêng cho việc đi lại cá nhân và đi công tác của nhân viên. Ví dụ: nếu một nhân viên sử dụng phương tiện riêng của mình để đi công tác, nhưng hoàn trả chi phí đó tại nơi làm việc, thì có vẻ như nhân viên đó đang tự hoàn trả cho chuyến đi, trong khi thực tế, công ty của họ đang thanh toán cho chuyến đi đó. Một giải pháp quản lý chi phí có thể giúp bạn quản lý các loại chi phí đi lại này theo cách đảm bảo công ty của bạn chỉ thanh toán đúng giá trị của nó. Bạn có thể điều chỉnh chính sách của mình để nó chỉ trả cho chi phí thực tế, loại bỏ bất kỳ khoản phí ‘hao mòn’ nào và cung cấp bảng phân tích theo từng dòng để bạn có thể xác định yêu cầu của nhân viên nào đủ điều kiện và yêu cầu nào không. Điều này có thể giúp đảm bảo bạn chi tiêu tiền của công ty một cách khôn ngoan khi có liên quan đến du lịch.
Có nhiều khía cạnh khác nhau để quản lý chi phí dữ liệu nói chung. Các doanh nghiệp nhỏ cần theo dõi nhiều chi phí hơn các doanh nghiệp lớn hơn và vì phần lớn các doanh nghiệp nhỏ thường là hoạt động do gia đình sở hữu nên có thể khó dành thời gian cần thiết để quản lý hồ sơ nhân viên một cách hiệu quả. Khi bạn sử dụng giải pháp phần mềm quản lý chi phí, bạn có thể hợp lý hóa quy trình lưu trữ hồ sơ và loại bỏ các lỗi xảy ra khi lưu trữ hồ sơ thủ công. Bạn cũng có thể sử dụng phần mềm để tạo các báo cáo cho phép bạn theo dõi chi phí của từng nhân viên và sắp xếp tất cả các hồ sơ của bạn. Nếu bạn có thắc mắc về cách doanh nghiệp nhỏ của bạn có thể hưởng lợi từ việc sử dụng phần mềm quản lý chi phí, hãy liên hệ với nhà cung cấp giải pháp ngay hôm nay.
Tham khảo từ https://ezinearticles.com/?How-Does-Expense-Management-Software-Help-Control-Travel-Costs?&id=10462399 Anup Prasad
